Jobs & Internships
The American Academy in Berlin was established in 1994. Its primary goal is to foster greater understanding and dialogue between the people of the United States and the people of Germany. The Academy offers residential fellowships at its Hans Arnhold Center to US-based scholars, writers, policymakers, and artists, giving them the opportunity to pursue their work in a manner that encourages participation in the vibrant life of Berlin and Germany. The Academy also brings leading Americans to Berlin for briefer visits to facilitate a robust exchange of views. The Academy has become one of Europe’s most visible and effective institutions of transatlantic dialogue and has built up an extensive network in the corporate, political, academic, and cultural communities in the United States and Germany. Its cross-cultural, interdisciplinary environment and creative programming have made the Academy a highly regarded center in Germany and beyond.
The American Academy in Berlin is looking for a:
COORDINATOR, FELLOWS SELECTION (m/f/d)
32 to 40 hours per week
starting as soon as possible
Regular duties will include:
- Supporting the Academy’s application and evaluation process
- Coordinating the peer review process for approximately 300 applications
- Administration of new applications, letters of reference, and reviews
- Data management
- Assistance with preparing department reports and materials for fellows
- Coordinating the logistics for the annual meeting of the Selection Committee
- Coordinating the logistics of the meetings of the Art and Music Juries (every other year)
- Support in the fellowship assignment process and drafting facesheets of new fellows
- Coordination of wrap-up correspondence with peer reviewers and reference letter writers
- Promotion of fellowship program to institutions via electronic mailings and print advertisements
- Assistance with budget planning and tracking
- Support of the Academy’s programming and alumni relations
Qualifications sought:
- BA in social sciences or humanities
- Fluent English and German, written and spoken
- Excellent organizational skills and attention to detail
- Excellent skills in MS Office, including Excel, and Adobe Acrobat
- Skills in database management and electronic mailing
- Familiarity with online application systems
- Knowledge of research methods and institutions in the US and Europe
- Knowledge of US culture, scholarship, literature, politics
- Ability to work independently and in a team
- Outstanding communication and intercultural skills
- Several years of professional experience preferred
We offer:
- A motivated and energetic team
- An attractive international work environment
- Interesting and varied activities in a successful and dynamic organization
- The possibility to participate in events on a broad spectrum of transatlantic topics
- In-depth initial training and the opportunity to enroll in continuing education
- Subsidized lunch prepared on-site (with vegetarian option)
- Less than ten-minute walk from the S-Bahn Wannsee station
- Free parking on the grounds of the Hans Arnhold Center
The American Academy is an equal opportunity employer. We respect and seek to empower each individual and support their diverse cultures, perspectives, skills, and experiences by creating a welcoming environment for all employees.
The position is initially limited to one year. We look forward to receiving your application, and ask that you include your salary expectations and possible starting date. Please send your PDF documents per email to:
Carol Scherer
Manager of Fellows Selection
jobs@americanacademy.de
Download job description here.
Protecting your personal data is important to us. To learn how the American Academy in Berlin processes personal data, please visit: https://www.americanacademy.de/data-processing-information/
Die American Academy in Berlin ist eine unabhängige, privat finanzierte und gemeinnützige Institution, die die transatlantischen Beziehungen zwischen den USA und Deutschland durch kontinuierlichen und nachhaltigen Austausch und Dialog fördert. Schwerpunkt unserer Arbeit ist die Vergabe von Stipendien an amerikanische Experten in den Bereichen der Geistes- und Sozialwissenschaften, den Künsten sowie in Wirtschaft und Politik. Diese Fellows und ihre Familien leben und arbeiten für ein Semester an der American Academy. Darüber hinaus organisiert die American Academy ein umfangreiches Veranstaltungsprogramm mit jährlich über 100 Veranstaltungen. Das Zuhause der Academy ist das Hans Arnold Center, eine denkmalgeschützte Villa am Wannsee, welche unter anderem Gäste-Apartments, ein Restaurant mit sehr hochwertiger, internationaler Küche sowie attraktive Veranstaltungsräume beherbergt. Die Rezeption ist die zentrale Anlaufstelle für alle Fellows, Gäste und die Verwaltung. Im Bereich Guest Services betreut die Rezeption die Fellows und ihre Familien in allen nicht-akademischen Belangen – von Fragen der Unterbringung, über Begleitung der Anmeldeprozesse in Behörden, Schulen und Kitas bis zur Unterstützung bei der An- und Abreise.
Für unseren Sitz in Berlin suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit (40 h, Mo-Fr) eine/n Coordinator Reception & Guest Services (m/w/d).
Ihre Aufgaben:
- Gesamtkoordination Rezeption und Guest Services
- Management aller organisatorischen Aufgaben zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Aufenthaltes der Fellows und ihrer Familienangehörigen
- Primärer Ansprechpartner für Fragen und Anliegen aller Gäste der American Academy in Bezug auf den Aufenthalt in Berlin
- Überwachung der Liegenschaft mithilfe des eingesetzten Kamerasystems und der Gefahrenmeldeanlage
- Betreuung der Rezeptionstätigkeiten, einschließlich Telefonzentrale, allgemeines Email Account der American Academy, Koordination von Postversand und Kurierdiensten, Einlasskontrolle
- Teamleitung/Personalverantwortung für einen Mitarbeiter, einschließlich Dienstplanerstellung
- Gesamtkoordination der Belegung der Apartments
- Mitarbeit bei Budgeterstellung und Kostenkontrolle für den Bereich
- Überprüfung und regelmäßige Optimierung bestehender Prozesse
Unsere Anforderungen:
- Vorzugsweise abgeschlossene Berufsausbildung und/oder Erfahrung in der gehobenen Hotellerie, idealerweise Background Hotelrezeption/Concierge
- Gastgeber aus Leidenschaft und ausgezeichnete Umgangsformen
- Strukturierte Arbeitsweise
- Kenntnisse im Bereich Sicherheit wünschenswert, aber nicht Bedingung
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägtes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
- Hohe Loyalität und Diskretion
- Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
Wir bieten:
- Tarifliche Bezahlung
- Freizeitausgleich von Überstunden
- Arbeitszeit in der Regel von Montag bis Freitag, vorwiegend in der zweiten Tageshälfte
- Gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln sowie kostenfreie Parkplätze auf dem Gelände
- Umfassende Einarbeitung
- Beschäftigung in einem internationalen Umfeld
- Betreuung eines hochkarätigen Gästekreises
- Motiviertes und professionelles Team
- Mitarbeiter-Kantine mit gesundem und ausgewogenem Essen
Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet.
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres möglichen Eintrittstermins. Bitte senden Sie uns Ihre Unterlagen als PDF per E-Mail an:
Coralie Wörner
Senior Manager, Personnel & Legal
jobs@americanacademy.de
Stellenausschreibung als PDF herunterladen.
Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig. Hier finden Sie die Informationen, wie wir Ihre Daten verarbeiten.
Personnel Staff
Coralie Wörner
Senior Manager, Personnel & Legal
E-Mail: co@americanacademy.de
Phone: +49 (30) 804 83 109