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The American Academy in Berlin was established in 1994 to foster greater understanding and dialogue between the people of the United States and the people of Germany. The Academy offers residential fellowships at its Hans Arnhold Center to US-based scholars, writers, policymakers, and artists, giving them the opportunity to pursue their work in a manner that encourages participation in the vibrant life of Berlin and Germany. The Academy also brings American thought leaders to Berlin for briefer visits to facilitate a robust exchange of views. The Academy has become one of Europe’s most visible and effective institutions of transatlantic dialogue and has built up an extensive network in the corporate, political, academic, and cultural communities in the United States and Germany. Its cross-cultural, interdisciplinary environment and creative programming have made the Academy a highly regarded center in Germany and beyond.

To support our communications team, the American Academy in Berlin is looking for a Junior Coordinator, Communications (m/f/d) / 32 to 40 hours per week / starting September 1, 2021.

Regular duties will include:

• Assistance with press outreach, journalist research, and press-contact administration
• Daily maintenance of the Academy’s website, including event entries, video uploads, press, etc.
• Regular maintenance of video/audio hosting platforms (e.g. Vimeo, YouTube, SoundCloud), online calendars (e.g. Cine Marketing), and departmental aspects of the CRM database
• Administrative support, including filing press clippings, archiving photo and video material, assisting in event-preparation and documents
• Monthly emailing of upcoming events to selected newspapers, journalists, and media outlets
• Assistance with social media posting (Facebook, Twitter, Instagram) and regular monitoring and reporting of data analytics for social media, newsletter, website, and video/audio platforms

Qualifications sought:

• University degree in the humanities, journalism, or social sciences
• Some office experience, including internships
• Excellent German and English language skills, verbal and written
• Experience with website content-management system WordPress or similar CMS
• Experience with Adobe Photoshop, Audition, and AfterEffects (podcast production a plus)
• Excellent skills in MS-Office suite (Word and Excel), experience with relational databases 
• Affinity for social media, data analytics, and leveraging online platforms for public outreach
• Familiarity with German and American media landscape, newspapers, magazines, TV, web
• Familiarity with and genuine interest in American culture, politics, and academic life
• Well organized, reliable, communicative, strong ability to work independently

We offer:

• A motivated, committed, energetic team
• A collegial and supportive office environment
• Offices located in a historic nineteenth-century villa, on an acre of beautiful lakeside property
• Interesting and varied activities in a successful and dynamic organization
• The possibility to attend events covering a broad spectrum of academic and policy topics
• In-depth initial training and the opportunity to enroll in continuing education
• Subsidized lunch, prepared on-site (with a vegetarian option)
• Home-office option 
• Five-minute walk from the S-Bahn Wannsee station
• Free parking at the Hans Arnhold Center

The position is initially limited to two years. 

The American Academy is an equal opportunity employer. We respect and seek to empower each individual and support their diverse cultures, perspectives, skills, and experiences by creating a welcoming environment for all employees.

We look forward to receiving your application, and ask that you include your salary expectations and possible starting date. Please send your PDF documents per email by July 31, 2021, to:

Coralie Wörner
Senior Manager, Personnel & Legal
jobs@americanacademy.de

Protecting your personal data is important to us. To learn how the American Academy in Berlin processes personal data, please visit:  https://www.americanacademy.de/data-processing-information/

Download this job posting as a PDF.

Die American Academy in Berlin ist eine kulturelle Institution, die die transatlantischen Beziehungen zwischen den USA und Deutschland durch kontinuierlichen und nachhaltigen Austausch und Dialog fördert. Wir laden ausgewählte amerikanische Experten und ihre Familien ein, für ein Semester an der American Academy zu leben und zu arbeiten. Darüber hinaus organisiert die American Academy ein umfangreiches Veranstaltungsprogramm mit jährlich über 100 Veranstaltungen. Das Zuhause der Academy ist das Hans Arnold Center, eine denkmalgeschützte Villa am Wannsee, welche unter anderem Gäste-Apartments, ein Restaurant mit sehr hochwertiger, internationaler Küche sowie attraktive Veranstaltungsräume beherbergt.

Zur Verstärkung unseres Front-Office-Teams suchen wir  ab Juli 2021 oder nach Vereinbarung in Vollzeit (40 h, Mo-Fr) eine/n Rezeptionist/in (m/w/d).

Ihre Aufgaben:

• Einsatz im Früh- oder Spätdienst der Rezeption des Hans Arnhold Centers
• Ansprechpartner für allgemeine Fragen und Anliegen der Gäste der American Academy
• Betreuung der Telefonzentrale und des allgemeinen Email-Postfachs der American Academy
• Koordination von Postversand und Kurierdiensten
• Einlasskontrolle von Besuchern und Veranstaltungsgästen
• Überwachung der Liegenschaft mithilfe von Sicherheitssystemen und Meldeanlagen
• Verwaltung und Ausgabe von Schließmitteln

Unsere Anforderungen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung und/oder Erfahrung in der gehobenen Hotellerie, idealerweise Background Hotelrezeption/Concierge
• Gastgeber aus Leidenschaft
• Ausgezeichnete Umgangsformen
• Kenntnisse im Bereich Sicherheit wünschenswert, aber nicht Bedingung
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägtes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
• Hohe Loyalität und Diskretion
• Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
• Polizeiliches Führungszeugnis

Wir bieten:

• Tarifliche Bezahlung
• Freizeitausgleich von Überstunden
• Arbeitszeit in der Regel von Montag bis Freitag
• Gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln sowie kostenfreie Parkplätze auf dem Gelände
• Umfassende Einarbeitung
• Beschäftigung in einem internationalen Umfeld
• Betreuung eines hochkarätigen Gästekreises
• Motiviertes und professionelles Team
• Mitarbeiter-Kantine mit gesundem und ausgewogenem Essen

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. 

Die American Academy setzt sich besonders für Chancengleichheit ein. Als Arbeitgeber bemühen wir uns daher stetig, die Stärken jeder/s Einzelnen zu fördern und unterschiedliche Kulturen, Perspektiven und Erfahrungen willkommen zu heißen, um ein einladendes Arbeitsumfeld für alle Mitarbeiter/innen zu schaffen.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres möglichen Eintrittstermins. Bitte senden Sie uns Ihre Unterlagen als PDF per E-Mail an:

Coralie Wörner
Senior Manager, Personnel & Legal
jobs@americanacademy.de

Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig. Hier finden Sie die Informationen, wie wir Ihre Daten verarbeiten: https://www.americanacademy.de/data-processing-information/

Stellenausschreibung als PDF herunterladen.

The American Academy in Berlin was established in 1994. Its primary goal is to foster greater understanding and dialogue between the people of the United States and the people of Germany. The independent, privately funded, and not-for profit institution offers residential fellowships at its Hans Arnhold Center in Berlin to American scholars, writers, policymakers, and artists, permitting them to pursue their work in a manner that encourages participation in the vibrant life of Berlin and Germany. The Academy also brings leading Americans to Berlin for briefer visits to facilitate a robust exchange of views in a transatlantic context. The Academy’s head office operates in New York with a small team; the main operative unit is located in Berlin.

The American Academy in Berlin’s New York Office is seeking a Development Assistant.

Regular duties will include:

• Providing support for the Vice President of Development as well as the New York Representative in the coordination of US fundraising efforts and general office operations
• Processing and recording US donations; generating gift acknowledgments
• Drafting and proofreading donor correspondence
• Undertaking daily database entry, updates and report generation
• Assisting with the organization of Academy fundraisers and alumni-related events in the US
• Assisting with the planning and organization of board and committee meetings
• Assisting the Fellows Selection team in the organization of annual meetings in New York
• Supporting office management including but not limited to answering telephones, processing mail, preparing correspondence and invoices, facilitating travel logistics, coordinating calendars and overseeing office supply inventory
• Supporting all other general US-based Academy initiatives as directed

Qualifications sought:

• Bachelor’s Degree and at least one year of office experience (including internships)
• Excellent written, verbal and interpersonal communication skills
• Strong computer skills, including MS Word, Powerpoint and Excel
• Event or project management experience and strong time management skills
• Ability to use sound judgment and discretion when working with highly confidential information
• Detail-oriented, reliable team player with the ability to multi-task

Compensation: Salary is commensurate with experience and educational background. The American Academy in Berlin offers a health benefits package and retirement savings plan.

This position is full-time (40 hours per week), will report to the Vice President of Development, and be based in our New York City office.

Please send your application (as single pdf) with cover letter, resumé, and salary expectations to: jobs@americanacademy.de

Download this job offer as a PDF.

The American Academy in Berlin is an Equal Opportunity Employer and does not discriminate on the basis of age, color, national origin, ethnic origin, citizenship status, disability, race, religion, creed, gender, sex, sexual orientation, gender identity and/or expression, marital status, veteran status, or any other characteristic protected by federal, state, or local law in its employment policies. In addition, the American Academy in Berlin will provide reasonable accommodations for qualified individuals with disabilities.

We take the protection of your personal data seriously. Here you can find information about how we process your personal data: https://www.americanacademy.de/data-processing-information/

American Academy in Berlin
14 East 60th St, Suite 604
New York, NY 10022

The American Academy in Berlin was established in 1994. Its primary goal is to foster greater understanding and dialogue between the people of the United States and the people of Germany. The Academy offers residential fellowships at its Hans Arnhold Center to US-based scholars, writers, policymakers, and artists, giving them the opportunity to pursue their work in a manner that encourages participation in the vibrant life of Berlin and Germany. The Academy also brings leading Americans to Berlin for briefer visits to facilitate a robust exchange of views. The Academy has become one of Europe’s most visible and effective institutions of transatlantic dialogue and has built up an extensive network in the corporate, political, academic, and cultural communities in the United States and Germany. Its cross-cultural, interdisciplinary environment and creative programming have made the Academy a highly regarded center in Germany and beyond.

Our Berlin office is looking for a

Coordinator, Fellows Selection (m/f/d)

32 to 40 hours per week, starting as soon as possible.

Regular duties will include:

• Supporting the Academy’s application and evaluation process
• Coordinating the peer review process for approximately 300 applications
• Administration of new applications, letters of reference, and reviews
• Data management
• Assistance with preparing department reports and materials for fellows
• Coordinating the logistics for the annual meeting of the Selection Committee
• Coordinating the logistics of the meetings of the Art and Music Juries (every other year)
• Support in the fellowship assignment process and drafting facesheets of new fellows
• Coordination of wrap-up correspondence with peer reviewers and reference letter writers
• Promotion of fellowship program to institutions
• Assistance with budget planning and tracking
• Support of the Academy’s programming
• Coordinating alumni relations and maintaining institutional memory

Qualifications sought:

• BA in social sciences or humanities
• 1-3 years of work experience
• Fluent English and German, written and spoken
• Excellent organizational skills and attention to detail
• Excellent skills in MS Office, including Excel, and Adobe Acrobat
• Skills in database management and electronic mailing
• Familiarity with online application systems
• Knowledge of research methods and institutions in the US and Europe
• Knowledge of US culture, scholarship, literature, politics
• Ability to work independently and in a team
• Outstanding communication and intercultural skills

We offer:

• A motivated and energetic team
• An attractive international work environment
• Interesting and varied activities in a successful and dynamic organization
• The possibility to participate in events on a broad spectrum of transatlantic topics
• In-depth initial training and the opportunity to enroll in continuing education
• Subsidized lunch prepared on-site (with vegetarian option)
• Possibility to work from home
• Less than ten-minute walk from the S-Bahn Wannsee station
• Free parking on the grounds of the Hans Arnhold Center

The position is initially limited to two years, with the prospect of an unlimited contract. Depending on qualifications and experience, the starting salary range is 2,400-2,800 (fulltime) per month.

The American Academy is an equal opportunity employer. We respect and seek to empower each individual and support their diverse cultures, perspectives, skills, and experiences by creating a welcoming environment for all employees.

We look forward to receiving your application, and ask that you include your possible starting date. Please send your PDF documents per email by April 11, 2021 to:

Carol Scherer
Manager of Fellows Selection
jobs@americanacademy.de

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We take the protection of your personal data seriously. Here you can find information about how we process your personal data: https://www.americanacademy.de/data-processing-information/

Die American Academy in Berlin ist eine unabhängige, privat finanzierte und gemeinnützige Institution, die die transatlantischen Beziehungen zwischen den USA und Deutschland durch kontinuierlichen und nachhaltigen Austausch und Dialog fördert. Schwerpunkt unserer Arbeit ist die Vergabe von Stipendien an amerikanische Experten in den Bereichen der Geistes- und Sozialwissenschaften, den Künsten sowie in Wirtschaft und Politik. Die Fellows leben und arbeiten für ein Semester im Hans Arnhold Center am Wannsee. Daneben lädt die Academy amerikanische Experten und Meinungsführer für Kurzzeitbesuche nach Berlin ein. Diese Distinguished Visitors tauschen sich im Rahmen von individuell zugeschnittenen Besuchsprogrammen mit der interessierten Öffentlichkeit sowie Kollegen zu aktuellen Themen im transatlantischen Kontext aus. Im Jahr 2013 wurde zusätzlich das Richard C. Holbrooke Forum for the Study of Diplomacy and Governance gegründet, welches Wissenschaftler, Politiker und Vertreter der Wirtschaft zusammenbringt, um im Workshop-Format Lösungen für Herausforderungen der internationalen Politik zu erarbeiten. Die American Academy organisiert ein umfangreiches interkulturelles und interdisziplinäres Veranstaltungsprogramm mit jährlich über 100 Veranstaltungen in den Bereichen Politik, Wirtschaft, Recht, Geisteswissenschaften, Kunst, Literatur und Musik und hat seit ihrer Gründung im Jahr 1994 ein weitreichendes und nachhaltiges Netzwerk in USA und Deutschland aufgebaut.

Zur Verstärkung unseres Programm-Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit (40 h) eine/n

Program Coordinator (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

• Planung, Durchführung und Nachbereitung der Aufenthalte von Kurzzeitbesuchern und Stipendiaten
• Veranstaltungsorganisation, -konzeption und -nachbereitung
• Erstellen von individuellen fachspezifischen Besuchsprogrammen
• Erstellen von Einladungslisten, Speaking Points und Hintergrundrecherche
• Mitarbeit bei der Konzeption und Koordination der Aktivitäten des Richard C. Holbrooke Programms inklusive der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Workshops
• Aufbereitung von Informationen für das Management und Mitglieder des Board of Trustees
• Unterstützung bei der Budgeterstellung und -pflege
• Koordination mit externen Ansprechpartnern, einschließlich Vertragskoordination und -umsetzung
• Zuarbeit bei der Erstellung von Anträgen und Berichten für Spender
• Mitarbeit bei der Präsentation der Veranstaltungen in Academy-Publikationen sowie für die Website und den Newsletter
• Unterstützung bei der Gremienarbeit
• Datenbankpflege

Unsere Anforderungen:

• Erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium (B.A.)
• Erste Berufserfahrung
• Exzellentes Organisationstalent mit präziser Arbeitsweise
• Erfahrung mit Veranstaltungen (vor Ort, digital und hybrid)
• Exzellente Computer-Kenntnisse (Excel, Word, PowerPoint, Adobe Acrobat) sowie Erfahrung mit Datenbanken
• Sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdruckvermögen
• Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Allgemeinbildung
• Professionelles, sicheres Auftreten, interkulturelle Kompetenz
• Recherche, Analyse- und Transferfähigkeiten
• Schnelle Auffassungsgabe
• Hohe Belastbarkeit und Fähigkeit, an mehreren Projekten gleichzeitig zu arbeiten und selbstständig Prioritäten zu definieren
• Teamfähigkeit, Serviceorientierung und Hands-on Mentalität

Wir bieten:

• Eine interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit in einer seit über 20 Jahren inhaltsreichen und dynamischen Institution
• Ein attraktives internationales und interdisziplinäres Umfeld
• Ein motiviertes und tatkräftiges Team
• Eine umfassende Einarbeitung
• Mitarbeiter-Kantine mit gesundem und ausgewogenem Essen
• Sehr gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln sowie kostenfreie Parkplätze auf dem Gelände

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet.

Die American Academy setzt sich besonders für Chancengleichheit ein. Als Arbeitgeber bemühen wir uns daher stetig, die Stärken jeder/s Einzelnen zu fördern und unterschiedliche Kulturen, Perspektiven und Erfahrungen willkommen zu heißen, um ein einladendes Arbeitsumfeld für alle Mitarbeiter/innen zu schaffen.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres möglichen Eintrittstermins. Bitte senden Sie uns bis zum 7. März 2021 Ihre Unterlagen als PDF per E-Mail an:

American Academy in Berlin
Coralie Wörner
Am Sandwerder 17-19
14109 Berlin
jobs@americanacademy.de

Sie können die Stellenausschreibung hier noch einmal als PDF downloaden.

Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig. Hier finden Sie die Informationen, wie wir Ihre Daten verarbeiten:

https://www.americanacademy.de/data-processing-information/