Jobs / Internships

The American Academy in Berlin is currently seeking candidates for two positions:

  • Event Technology Coordinator
  • Event Coordinator

1) Event Technology Coordinator

To reinforce the Communications team the American Academy in Berlin (AAB) is looking for an Event Technology Coordinator (part-time/20 hrs), starting on October 1, 2015.

 Primary goals:
• Ensure the orderly, functional set-up, guidance, and breakdown of all technological aspects of AAB evening events, both internal and external, including microphones, lighting, camera, computer and beamer, livestreaming, circa twice per week.
• Ensure the ongoing functionality and health of all AAB presentation technology

Duties include:
• Maintenance and oversight of all AAB presentation, audio, and soundboard technology and video broadcast, including occasional multi-room broadcasts
• Coordination with program and communications department on event planning
• Setting up camera, microphones, and lighting two hours prior to events
• Meeting with main speaker(s) to explain microphones, computer, remote-control beamer use
• Creating backup plan for microphone, computer, beamer faultiness
• Connecting video to livestream and overseeing connection to internet broadcast
• Breakdown of all technological equipment after events
• Downloading film from camera to internal fileserver
• Informing web editor of internal location of film for export to film editor
• Create and maintain network of Berlin-based sound and video technology suppliers

Qualifications sought:
• Professional training in event technology
• Experience of work in the field of event technology, particularly audio
• Knowledge of film-editing software, particularly Adobe Premiere, highly sought
• Knowledge of digital camera technology
• Knowledge of beamer and projection technologies
• Knowledge of soundboard technology
• Knowledge of audio-video infrastructure backbone
• Knowledge of Sennheiser Schwanenhals und Lavalier microphones a plus
• Professional-level speaking skills in English and German
• Independent worker and team player
• Organized, efficient, clear, discreet

 Please send us your application (including salary expectations) by September 13 per email to: jobs@americanacademy.de

2) Event Coordinator (m/w) in Vollzeit (40h)

Der Event Coordinator stellt sicher, dass alle Veranstaltungen der American Academy in Berlin detailliert logistisch geplant und im Einklang mit den vorgegebenen Qualitätsstandards umgesetzt werden. Er / Sie versteht sich als operatives Bindeglied des Bereichs „Hospitality & Facility“ und den veranstaltungsdurchführenden Abteilungen „Program“, „Development“ und „Richard C. Holbrooke Forum“. Der Event Coordinator berichtet direkt an den Head of Hospitality & Facility.

Aufgaben:

• Jahresplanung: Kapazitäten von Veranstaltungsräumen und weiteren Logistikelementen in Abstimmung mit allen veranstaltungsdurchführenden Abteilungen (Schnittstellenmanagement)
• Logistische Vor- und Nachbereitung sowie operative Umsetzung der Veranstaltung in enger Abstimmung mit der veranstaltungsdurchführenden Abteilung, dazu gehören insbesondere:

1) Umsetzung des Einladungsmanagements (Versand, RSVP- und ggf. Nachladungsmanagement, inklusive Datenbankupdates) nach inhaltlichen Vorgaben der   veranstaltungsdurchführenden Abteilung
Planung, Bereitstellung und ggf. Erstellung von Veranstaltungsmaterial (Gästelisten, Tisch- und Menükarten etc.)
2) Erstellung des Sitzplans (Seating) nach inhaltlichen Vorgaben der veranstaltungsdurchführenden Abteilung und Umsetzung
3) Koordination und Umsetzung der Auf- und Abbauten von Veranstaltungen
4) Qualitätssicherung, Krisenmanagement, kurzfristige Kapazitätsplanung

• Abstimmung des Budgetplans unter Einbeziehung der Budgetvorgaben aus der veranstaltungsdurchführenden Abteilung
• Evaluation und Mitentwicklung von Optimierungsprozessen
• Projektbezogene Betreuung von Großevents

Anforderungsprofil:

• 2-jährige Berufserfahrung in der gehobenen Eventgastronomie
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein
• Hands on-Mentalität
• Ergebnisorientierte Arbeitsweise und Organisationstalent
• Teamplayer mit hoher Sozialkompetenz
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
• Sicheres und gewandtes Auftreten
• Belastbare Persönlichkeit mit Überblick in Stressmomenten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung (mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung)  bis 11. September 2015 an: jobs@americanacademy.de